Functies van budgettering

Een budget is een samenvatting van een plan dat vertaald is in geldbedragen. Daarvoor kan vervolgens een bepaalde medewerker verantwoordelijk worden gesteld. Soms wordt hiervoor begroting ook wel de term begroting gebruikt. Strikt gezien heeft dit begrip een andere betekenis. Een begroting is een raming van kosten en opbrengsten die op zichzelf genomen geen taakstellend karakter heeft, terwijl dit laatste nu juist wel het geval is met een budget. Een budget budget draagt dus een taakstellend karakter. Budgettering vervult een viertal functies.
Budgettering vormt allereerst een bezinning op de toekomst, op het beleid dat moet worden gevoerd en de acties die moeten worden ondernomen om het beleid te realiseren. Deze functie van het budget vloeit voort uit de doelstelling zoals deze geldt voor het gehele planningsproces in de organisatie. Door budgettering worden de deelactiviteiten in een organisatie op elkaar afgestemd en komen in onderlinge samenhang activiteitenprogramma’s tot stand.
overdragen van beleid Ten tweede is een budget een middel tot het overdragen van het beleid aan lagere niveaus in de organisatie. Door middel van budgetten worden aan verschillende medewerkers taakopdrachten gegeven. De (hogere) leiding verleent hun tevens machtiging om zelfstandig beslissingen te nemen en handelingen te verrichten die voor uitvoering van de taakopdrachten, binnen de grenzen van het goedgekeurde budget, zijn vereist. Een budget is met andere woorden ook een communicatiemiddel. Veelal zal, zoals bij de planningsprocedure is besproken, de leiding de lagere niveaus echter al bij het voorbereiden van de kantoorruimte schiphol plannen betrekken, zodat de communicatiefunctie tweezijdig is. Met deze beleidsoverdracht hangt samen de mogelijkheid door middel van budgetten aan verschillende medewerkers taakopdrachten te geven die door adequate bevoegdheden van de medewerker moeten zijn gedekt.
Naast een hulpmiddel om het beleid aan verantwoordelijke medewerkers over te dragen is budgettering in de derde plaats ook een middel om deze medewerkers te motiveren om taken zo goed mogelijk te verrichten. Veelal zal de hogere leiding de lagere niveaus al bij de voorbereiding van de budgetten betrekken. Op basis van het budget kan men dan verantwoording verantwoording afleggen over de uitvoering. In een budget wordt immers aangegeven wat er wordt verwacht. Een verantwoordelijke medewerker zal dan ook proberen deze (aanvaarde) taakstelling te halen. Slaagt hij daarin, dan is dat reden tot tevredenheid. Als het niet lukt, moeten de oorzaken hiervan worden aangegeven.